Datenschutz
Die THEMIS legal & advisory, (nachfolgend auch „wir“, „uns“) ist eine Kanzlei mit Sitz in Volketswil. Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeiten bearbeiten wir Personendaten über unsere Klienten, verbundene Personen, Gegenparteien, Gerichte und Behörden, Berufs- und andere Verbände, Besucher unserer Website, Teilnehmende an Veranstaltungen und weitere Stellen bzw. jeweils deren Kontaktpersonen und Mitarbeitende (nachstehend auch „Sie“, „Ihr“). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir über diese Datenbearbeitungen. Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder, Vertreter, Gegenparteien oder sonstige verbundene Personen) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind, soweit eine rechtliche Informationspflicht gilt (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).
Wir unterliegen schweizerischen und soweit anwendbar auch internationalen Vorschriften. Entsprechend beachten wir die international anerkannten Grundsätze, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten. Diese Deklaration informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten erheben und auch sonst bearbeiten.
1. WER IST VERANTWORTLICH FÜR DIE BEARBEITUNG?
THEMIS legal & advisory ist beim Zürcher Obergericht als anerkannte Anwaltskörperschaft registriert und unterliegt dem schweizerischen Anwaltsgeheimnis. Sämtliche anvertrauten Informationen, die im Zusammenhang mit einem Mandat an THEMIS legal & advisory anvertraut werden, gelten als geschützt. Wenn Sie Anregungen oder Fragen zu dieser Informations- und Datenschutzdeklaration haben, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten:
Rechtsanwalt lic. iur. Manuel Zweifel, Industriestrasse 25, CH-8604 Volketswil, INFO@THEMIS-LEGAL.CH, +41 43 399 59 59
2. WIE BEARBEITEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?
Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, themis-legal.ch (nachfolgend „Website“) verwenden oder sonst mit uns zu tun haben, beschaffen und bearbeiten wir verschiedene Kategorien Ihrer Personendaten. Grundsätzlich können wir diese Daten insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen und sonst bearbeiten:
Kommunikation: Wir bearbeiten Personendaten, damit wir mit Ihnen sowie mit Dritten, wie Verfahrensparteien, Gerichten oder Behörden, über E-Mail, Telefon, brieflich oder anderweitig kommunizieren können (z.B. zur Beantwortung von Anfragen, im Rahmen der rechtlichen Beratung und Vertretung sowie der Vertragsanbahnung oder -abwicklung). Hierfür bearbeiten wir insbesondere die Inhalte der Kommunikation, Ihre Kontaktdaten sowie die Randdaten der Kommunikation. Im Falle einer Audio- oder Videoaufzeichnung weisen wir Sie gesondert darauf hin und es steht Ihnen frei, uns mitzuteilen, falls Sie keine Aufzeichnung wünschen oder die Kommunikation zu beenden. Falls wir Ihre Identität feststellen müssen oder wollen, erheben wir zusätzliche Daten (z.B. eine Kopie eines Ausweises).
Anbahnung und Abschluss von Verträgen: Im Hinblick auf den Abschluss eines Vertrags, wie insbesondere eines Vertrags zur Begründung eines Mandatsverhältnisses, mit Ihnen oder Ihrem Auftrags- oder Arbeitgeber, wozu auch die Abklärung allfälliger Interessenskonflikte gehört, können wir insbesondere Ihren Namen, Kontaktdaten, Vollmachten, Einwilligungserklärungen, Informationen über Dritte (z.B. Kontaktpersonen, Angaben zur Familie sowie Gegenparteien), Vertragsinhalte, Abschlussdatum, Bonitätsdaten sowie alle weiteren Daten beschaffen und sonst bearbeiten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir aus öffentlichen Quellen oder von Dritten erheben (z.B. Handelsregister, Wirtschaftsauskunfteien, Sanktionslisten, Medien, Rechtsschutzversicherungen oder aus dem Internet).
Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, damit wir unsere vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Klienten und anderen Vertragspartnern einhalten und insbesondere die vertraglichen Leistungen erbringen und einfordern können. Dazu gehören auch die Datenbearbeitung zur Mandatsführung (z.B. rechtliche Beratung und Vertretung unserer Klienten vor Gerichten und Behörden und die Korrespondenz) sowie die Datenbearbeitung zur Durchsetzung von Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.), die Buchführung und die öffentliche Kommunikation (sofern erlaubt).
Betrieb unserer Website: Um unsere Website sicher und stabil betreiben zu können, erheben wir technische Daten, wie z.B. IP-Adresse, Angaben über das Betriebssystem und Einstellungen Ihres Endgeräts, die Region, den Zeitpunkt und die Art der Nutzung. Zudem verwenden wir Cookies und ähnliche Technologien.
Sicherheitszwecke sowie Zugangskontrollen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um die angemessene Sicherheit unserer IT zu gewährleisten und laufend zu verbessern. Hierzu gehören z.B. die Überwachung und die Kontrolle von elektronischen Zugriffen auf unsere IT-Systeme, Analysen und Tests unserer IT-Infrastrukturen, System- und Fehlerprüfungen sowie die Erstellung von Sicherheitskopien.
Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden und interner Regularien („Compliance“):Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten zur Einhaltung der geltenden Gesetze (z.B. zur Bekämpfung der Geldwäscherei, steuerrechtliche Pflichten oder unsere beruflichen Pflichten), Selbstregulierungen, Zertifizierungen, Branchenstandards sowie unserer Corporate Governance.
Risikomanagement und Unternehmensführung: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten im Rahmen des Risikomanagements (z.B. zum Schutz vor deliktischen Aktivitäten) und der Unternehmensführung.
Stellenbewerbung: Wenn Sie sich bei uns für eine Stelle bewerben, beschaffen und bearbeiten wir die entsprechenden Daten zum Zweck der Prüfung der Bewerbung, der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei erfolgreichen Bewerbungen für die Vorbereitung und den Abschluss eines entsprechenden Vertrags.
3. WOHER STAMMEN DIE DATEN?
Von Ihnen: Der Grossteil der von uns bearbeiteten Daten geben Sie (oder Ihr Endgerät) uns selbst bekannt (z.B. im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen, der Nutzung unserer Website oder der Kommunikation mit uns). Sie sind zur Bekanntgabe Ihrer Daten mit Ausnahmen in Einzelfällen (z.B. gesetzliche Verpflichtungen) nicht verpflichtet. Wenn Sie jedoch beispielsweise mit uns Verträge schliessen oder unsere Leistungen beanspruchen wollen, müssen Sie uns gewisse Daten bekanntgeben.
Von Dritten: Wir können auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Medien oder dem Internet inkl. Social Media) entnehmen oder erhalten diese von Behörden, Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber sowie von sonstigen Dritten (z.B. Klienten, Gegenparteien, Rechtsschutzversicherungen, Kreditauskunfteien, Verbände, Vertragspartner).
4. DATENSICHERHEIT
Unsere Website hosten wir bei den Firmen WIX.COM und SWIZZONIC und der Zugriff erfolgt mittels Transportverschlüsselung (SSL/TLS).
Mit Ausnahme der staatlichen Sicherheitsbehörden insbesondere der Schweiz, den USA und der EU, welche im Zusammenhang der Massenüberwachung Daten auch aus allenfalls noch nicht bekannten Quellen erheben, ist der Zugriff auf die Daten begrenzt.
Bitte beachten Sie, dass wir Ihre E-Mail an uns nicht schützen können. Beim Versand von E-Mails empfehlen wir die Eröffnung des Gratisservice von ProtonMail, PGP. Im Minimum müssen einzelne Anhänge verschlüsselt werden.
5. WEM GEBEN WIR IHRE DATEN BEKANNT?
Im Zusammenhang mit den in Ziff. 2 aufgeführten Zwecken übermitteln wir Ihre Personendaten insbesondere an die untenstehenden Kategorien von Empfängern. Sofern erforderlich, holen wir dafür Ihre Einwilligung ein oder lassen uns von unserer Aufsichtsbehörde von unserer beruflichen Schweigepflicht entbinden.
Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die in unserem Auftrag, in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder in eigener Verantwortung Daten bearbeiten, die sie von uns erhalten oder für uns erhoben haben (z.B. IT-Provider, Treuhänder, andere Kanzleien oder Beratungsunternehmen).
Klienten und andere Vertragspartner: Gemeint sind Klienten und andere Vertragspartner von uns, bei welchen sich eine Übermittlung Ihrer Daten aus dem Vertrag ergibt.
Behörden und Gerichte: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weitergeben, wenn dies für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten und insbesondere zur Mandatsführung notwendig ist, oder wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind.
Gegenparteien und involvierte Personen: Sofern dies für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten, insbesondere zur Mandatsführung, erforderlich ist, geben wir Ihre Personendaten auch an Gegenparteien und weitere involvierte Personen weiter.
6. GELANGEN IHRE PERSONENDATEN INS AUSLAND?
Wir bearbeiten und speichern Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), je nach Fall aber potentiell in jedem Land der Welt. Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzniveaus, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt.
7. WELCHE RECHTE HABEN SIE?
Sie haben im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte. Sie können nach anwendbarem Recht insbesondere:
Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen, unrichtige Personendaten korrigieren lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen.
Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich an uns; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziff. 1. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, falls nötig).
8. AUFBEWAHRUNG
Die übliche gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Anwaltskanzleien beträgt zehn (10) Jahre. THEMIS legal & advisory löscht Ihre Daten spätestens nach dem Ablauf des elften Kalenderjahres nach Beendigung des Mandates. Auf Ihren Wunsch hin oder gestützt auf Rechtsvorschriften, die eine längere Aufbewahrung vorsehen, bewahren wir die Daten auch länger auf.
9. WEBSITE UND COOKIES
Wir erheben beim Besuch auf unserer Website bestimmte personenbezogene Daten, indem wir Cookies und ähnliche Technologie — wie etwa die lokale Zwischenspeicherung — nutzen. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die auf der Festplatte Ihres Computers oder mobilen Endgerätes hinterlegt wird. Wenn Sie themis-legal.ch erneut besuchen, erkennen wir Sie wieder. Mittels Ihrer Browsereinstellungen behalten Sie die Kontrolle über Ihre Cookies. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren.
Zur Gewährleistung der Sicherheit und zur statistischen Auswertung werden u.a. folgende Daten erhoben:
IP-Adressen, Datum und Uhrzeit, Protokollinformationen wie Protokolltyp, -Version, die gewünschte Aktion, Statuscodes oder Angaben zu den transferierten Daten, Fehlermeldungen sowie allenfalls Angaben zum verwendeten Browser oder zur verweisenden Seite.
10. WAS IST WEITER ZU BEACHTEN?
Wir gehen nicht davon aus, dass die EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) in unserem Fall anwendbar ist. Sollte dies jedoch ausnahmsweise für bestimmte Datenbearbeitungen so sein, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Personendaten insbesondere darauf, dass sie für die Anbahnung und den Abschluss von Verträgen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sie zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sie aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen vorgeschrieben ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder Sie in die Bearbeitung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Sofern Sie bestimmte Personendaten nicht nennen, kann dies dazu führen, dass die Erbringung der damit zusammenhängenden Dienstleistungen oder ein Vertragsabschluss nicht möglich ist.
Sofern Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, teilen Sie uns das bitte mit (vgl. Kontaktangaben in Ziff. 1). Wenn Sie sich im EWR befinden, haben Sie zudem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren.
Version 1. September 2023
